Problemlösning vid datautbyte

Den kanske viktigaste fördelen med en dator är att information som en gång matats in kan återanvändas i framtiden. Eftersom olika tillämpningsprogram hanterar och lagrar text och bilder på var sitt sätt så är det dock inte alltid självklart att data kan utbytas problemfritt mellan olika program.

I denna avdelning av ProgramSupport får du konkret information som hjälper dig att återanvända data så långt som det är möjligt med dagens tillämpningsprogram. Om du inte får svar på dina frågor så rekommenderas avdelningen med Användartips för de vanligaste grafiska programmen.

Vilka metoder finns det för att överföra data mellan olika program?

Textens utseende ändras vid kopiering mellan program.

Går det att kopiera bilder mellan olika program?

Hur överför jag bilder från Word till andra program?

Hur överför jag bilder och diagram från PowerPoint till andra program?

Hur överför jag diagram från Excel till andra program?

Hur överför jag tabeller från Excel till layoutprogram?

Går det att använda PDF-filer i Office-programmen?

Varför går bildlänkar förlorade när jag lämnar projekt till tryckeriet?

Hur överför jag kontakter mellan Adressbok, Entourage och Outlook?

Överblick problem

Vilka metoder finns det för att överföra data mellan olika program?

Text och bilder kan överföras mellan program på fyra olika sätt:

Urklipp mellan program

Dra-och-släpp objekt

Dynamiskt datautbyte via OLE

Export/Import via standardfilformat

De olika metoderna har var sina för- och nackdelar och ingen av dem kan sägas vara bäst i alla avseenden.

Urklipp mellan program

Urklipp är en funktion som finns tillgänglig i alla program. Text och bilder som placeras i Urklipp via kommandona Klipp ut eller Kopiera kan flyttas till andra dokument via kommandot Klistra in. Datautbyte via Urklipp underlättas om datorn har gott om ledigt internminne så att mer än ett program kan vara igång samtidigt.

Metoden med Urklipp är lämplig när man behöver flytta bildobjekt eller kortare textavsnitt mellan olika dokument i ett och samma tillämpningsprogram. Urklipp kan normalt bara innehålla ett objekt åt gången. Innehållet i Urklipp finns kvar oförändrat ända tills datorn stängs av eller tills man på nytt väljer Kopiera eller Klipp ut.

Dra-och-släpp objekt

Dra-och-släpp innebär att du kopierar och klistrar in mellan två olika program via en enda musåtgärd. Metoden är mycket elegant och tidsbesparande men kräver också att du arbetar med moderna versioner av såväl operativsystem som tillämpningsprogram.

För att du skall kunna använda dra-och-släpp krävs naturligtvis att båda de inblandade programmen är öppna och synliga i var sitt fönster på skärmen.

Markera först ett textavsnitt eller en del av en bild i det ena fönstret. Placera därefter pekaren på det markerade objektet, håll ner Ctrl-tangenten och dra objektet till önskad plats i det andra fönstret. När du kommer till det andra fönstret så visas ett plustecken vid det dragna objektet. Om du släpper objektet i det mottagande programmets fönster så klistras en kopia in i detta dokument.

Dra-och-släpp fungerar under förutsättning att de inblandade programmen har understöd för tekniken. De flesta moderna program klarar dra-och-släpp men tyvärr är det inte alla typer av data som lämpar sig för att flyttas på detta sätt.

Allra bäst resultat får du genom att kombinera program från en och samma leverantör, t ex Microsoft, eftersom man oftast har lagt ner stor vikt vid integration mellan sina egna program.

En begränsning med dra-och-släpp är att båda tillämpningsprogrammen måste vara öppna samtidigt, vilket förutsätter att datorn har gott om ledigt internminne. Andra nackdelar är att de mottagande filerna tar stor plats på hårddisken och att objekten måste monteras om ifall originaldokumenten uppdateras.

Dynamiskt datautbyte via OLE

De flesta tillämpningsprogram i Windows har en funktion benämnd OLE (Object Linking and Embedding). OLE påminner om länkning men ger dig dessutom möjlighet till tvåvägs kommunikation. När du dubbelklickar ett inbäddat objekt öppnas automatiskt det program som skapat objektet så att du kan utföra ändringar.

För att bädda in ett nytt objekt väljer du Redigera-Infoga objekt. I ett fönster visas då en lista med de tillämpningar som har understöd för OLE. Här måste du också ange om programmet som du väljer skall Skapa nytt objekt eller Skapa från fil på hårddisken.

Alla program som visas i listan fungerar med OLE.

Hos det mottagande programmets dokument visas då en inre ram med information från det program som skall infoga objekt. Samtidigt får du tillgång till detta programs funktioner via menyraden som växlar utseende. När du är klar med objektet sker återgång till det första programmet genom att du klickar utanför objektets ram, varvid objektet sparas i det mottagande programmet. Programmet som infogat objektet avslutas då automatiskt.

Påpekas bör att det mottagande programmet normalt inte på egen hand kan öppna och redigera infogade objekt. För att redigera ett infogat objekt dubbelklickar du på det varvid det andra programmet öppnas på nytt.

Export/Import via standardfilformat

När ingen av de tidigare beskrivna metoderna fungerar så tvingas man i sista hand exportera önskad information till något standardiserat filformat som det mottagande programmet kan öppna eller montera. Alla Office-programmen Word, Excel och PowerPoint kan exportera text i filformatet RTF som bibehåller de flesta typografiska utformningar. RTF har dock dåligt understöd för ev monterade bilder som därmed går förlorade. I de flesta fall är det bäst att radera bilderna före export eftersom de i annat fall kan ge problem när RTF-filerna skall importeras i andra program.

Tyvärr finns det ingen möjlighet att exportera bilder som monterats i Word och Excel till något annat filformat. PowerPoint 2003 har dock möjlighet att exportera markerade objekt till filformatet WMF genom att du högerklickar och väljer Spara som bild. Sådana bildfiler kan därefter monteras i de flesta andra tillämpningsprogram.

Nedanstående tabell ger en sammanfattning av för- och nackdelar med de fyra olika metoderna.

Textens utseende ändras vid kopiering mellan program

Information som kopieras till Urklipp lagras på olika sätt beroende på typ av tillämpningsprogram. När du placerar text i Urklipp bibehålls textens typografiska attribut som typsnitt, storlek och stil alltid så länge du kopierar mellan olika dokument inom samma tillämpningsprogram. Om texten klistras in i ett annat tillämpningsprogram ändras däremot dess utseende oftast till den utformning som gäller vid insättningspunkten.

Ett undantag från detta är vid kopiering mellan program som understödjer RTF-formatet i Urklipp, t ex Word, Excel och PowerPoint som låter dig kopiera text med bibehållen utformning. Påpekas bör att själva textinformationen naturligtvis alltid går att överföra mellan olika program, även om utformningen går förlorad.

Moderna versioner av Adobe Acrobat har en användbar funktion som låter dig markera och kopiera text och tabeller med bibehållen utformning till andra program. Detta beskrivs utförligare i avdelningen Användartips till Acrobat.

Innehåll datautbyte

Går det att kopiera bilder mellan olika program?

När du kopierar en bild till Urklipp lagras informationen oftast på ett för programmet unikt sätt. Detta innebär att bilder sällan kan klistras in i andra program med bibehållen kvalitet. Office-programmen Word, PowerPoint och Excel använder dock en standardiserad metod som bygger på filformatet WMF, vilket innebär att du kan kopiera bilder mellan programmen. I vissa fall går det även att klistra in sådana bilder i tillämpningar från andra tillverkare.

Professionella grafikprogram som Illustrator och CorelDraw bygger upp bilder med mycket hög precision via PostScript-koder. Sådana bilder kan normalt inte kopieras med bibehållen kvalitet till andra tillämpningsprogram. Vid kopiering omvandlas bilderna till WMF-format vilket oftast försämrar kvaliteten dramatiskt. Sådana bilder bör alltid sparas i något standardiserat bildfilsformat som därefter importeras, monteras eller infogas i det mottagande programmet.

Illustrator och InDesign, som båda kommer från Adobe, kan däremot utbyta bildinformation via Urklipp. Bilder som tagits fram med Illustrator kan faktiskt även efterbehandlas med ritverktygen hos InDesign. Detta beskrivs utförligare i avdelningen Användartips till InDesign.

Eftersom Mac OS X använder PDF-formatet för hantering av Urklipp blir kvaliteten vid kopiering betydligt högre än för Mac OS 9 och för Windows.

Kopiera aldrig bilder från Photoshop till andra program! Minnesutrymmet hos Urklipp räcker sällan till för att hantera tunga fotografier vilket ofelbart leder till problem. Spara istället bilderna i JPEG-, PNG- eller TIF-format och importera dem till det andra programmet.

Innehåll datautbyte

Hur överför jag bilder från Word till andra program?

De allra flesta som arbetar med Word har säkert fått projekt från kollegor där dokumenten innehåller infogade bilder vilka inte finns tillgängliga som separata bildfiler. Bilder som infogats i Word är svåra att överföra till andra program med bibehållen kvalitet. När du kopierar komplexa objektbilder från Word och klistrar in dem i andra program kan bildkvaliteten försämras eftersom bilderna i många fall omvandlas till punktform. Även punktbilder kan försämras vid inklistring eftersom de ofta får lägre upplösning än hos originalfilen.

En användbar men något omständlig metod för att få bättre kvalitet är att istället zooma in bilden så mycket som möjligt i Word så att den fyller ut hela bildskärmen. Fånga därefter skärmbilden på datorn via lämpligt tangentkommando i operativsystemet (se nedan) eller alternativt via något tillbehörsprogram. En sådan skärmbild är punktuppbyggd och kan därför inte förstoras men om den förminskas till ca 25% blir upplösningen godkänd även för tryck. Om bilden skall användas på webben eller i presentationer går det att använda den direkt utan omskalning. Eftersom skärmbilden visar hela skärmen (med menyer och fönster) så måste du i de flesta fall beskära den, vilket bäst utförs med Photoshop.

Hos Windows fångar du skärmbilden genom att trycka ner tangenten Print Screen vilket skapar en bild i Urklipp. Denna kan du därefter klistra in i ett nytt tomt dokument hos Photoshop eller alternativt direkt i det mottagande programmet.

Hos Mac OS X fångar du skärmbilden genom att samtidigt trycka ner tangenterna Kommando, Skift och siffran 3. Datorn skapar då bildfiler på hårddisken som namnges Bild 1, Bild 2 osv för varje gång du utför kommandot. Dessa bildfiler kan du öppna och redigera i Photoshop eller montera direkt i det mottagande programmet.

Mer information om hur du fångar och hanterar skärmbilder på ett effektivare sätt finns i en särskild rapport om Skärmbilder.

Hur överför jag bilder och diagram från PowerPoint till andra program?

PowerPoint har flera användbara verktyg för framtagning av bilder och diagram. Bildkvaliteten blir bra när programmet används för presentation på bildskärm eller datorprojektor. Men hur gör man för att spara bilder med hög kvalitet så att de kan användas även i andra tillämpningsprogram?

Två metoder med var sina för- och nackdelar

Överföring av bilder från PowerPoint till andra program kan utföras antingen genom att bilderna exporteras till något standardfilformat eller genom att man skapar en PDF-fil från önskad sida i presentationen. Den första metoden fungerar med alla program men ger tyvärr också begränsad bildkvalitet (72 dpi). Metoden med PDF-fil kräver att man har tillgång till Adobe Acrobat men ger i gengäld hög bildkvalitet.

En begränsning med PDF-filer är dock att de enbart kan monteras i vissa tillämpningsprogram. Men om PDF-filerna öppnas i Photoshop och omvandlas till punktbilder med hög upplösning kan resultatet sparas i standardiserade bildfilsformat som fungerar med alla program.

Spara bildfil direkt från PowerPoint

Alla versioner av PowerPoint kan skapa en bildfil av den visade presentationsbilden via kommandot Arkiv-Spara som följt av ett val av lämpligt bildfilsformat. Om du väljer något av filformaten WMF i Windows eller PICT i Macintosh skapas objektbilder som är skalbara. Med moderna versioner av PowerPoint går det även att spara delar av en bild om du markerar önskade objekt, högerklickar och väljer kommandot Spara som bild.

Så här sparar du ett markerat bildobjekt som en bildfil.

Skapa PDF-fil med hög kvalitet

Om du har tillgång till Adobe Acrobat går det lätt att skapa en PDF-fil via makrot PDFMaker vilket beskrivs här. Om du väljer att konvertera med inställningarna Normal eller Tryckkvalitet bibehålls kvaliteten hos alla punktbilder. PDF-filer kan som bekant monteras i de flesta moderna grafiska program som Illustrator, CorelDraw, InDesign, FrameMaker och Quark XPress men tyvärr inte i Office-programmen Word, Excel eller PowerPoint.

Omvandla PDF-fil till något bildfilsformat

Om du behöver använda bilderna i något program som inte kan hantera PDF-formatet, t ex Office-programmen, måste PDF-filen omvandlas till något bildfilsformat vilket enklast utförs med Photoshop. Öppna önskad sida hos PDF-filen och rastrera den till en punktuppbyggd bild med relativt hög upplösning (200 - 300 dpi). Om en sådan bild beskärs och sparas i JPEG-format med lagom komprimering (reglaget ca halvvägs) så kan den användas även i trycksaker med höga krav på bildkvalitet.

Så här omvandlar du en PDF-sida till punktbild med Photoshop.

Innehåll datautbyte

Hur överför jag diagram från Excel till andra program?

Resultatet vid dataöverföring blir alltid bäst mellan tillämpningsprogram som kommer från samma tillverkare. Inom Office-familjen kan diagram överföras på flera olika sätt som t ex via Urklipp, via dra-och-släpp och via OLE. Diagram från Excel blir i det mottagande programmet ett inbäddat objekt som kan redigeras via dubbelklickning.

Om du istället vill att diagrammet skall fungera som en statisk bild i det mottagande Office-programmet väljer du kommandot Klistra in Special och markerar alternativet Bild (utökad metafil). En sådan bild är inte kopplad till dokumentet i Excel såvida du inte har valt alternativet Klistra in länk.

Så här klistrar du in ett kopierat Excel-diagram i något annat Office-program.

När diagram skall användas i andra program än Office-programmen blir kvaliteten tyvärr betydligt sämre vid inklistring. Trots att diagram i Excel från början är objektuppbyggda blir resultatet vid inklistring punktuppbyggt, vilket omöjliggör omskalning och utskrift med hög kvalitet.

Ett användbart men något omständligt knep för att få bättre kvalitet är istället att förstora diagrammet så mycket som möjligt i Excel så att det fyller ut hela bildskärmen. Fånga därefter skärmbilden på datorn via lämpligt tangentkommando i operativsystemet eller alternativt via något tillbehörsprogram. En sådan skärmbild är punktuppbyggd och kan därför inte förstoras men om den förminskas till ca 25% blir upplösningen godkänd även för tryck. Om bilden skall användas på webben eller i presentationer går det att använda den direkt utan omskalning. Eftersom skärmbilden visar hela skärmen (med menyer och fönster) så måste du i de flesta fall beskära den, vilket bäst genomförs med Photoshop.

Hos Windows fångar du skärmbilden genom att trycka ner tangenten Print Screen vilket skapar en bild i Urklipp. Denna kan du därefter klistra in i ett tomt dokument hos Photoshop eller alternativt direkt i det mottagande programmet.

Hos Mac OS fångar du skärmbilden genom att samtidigt trycka ner tangenterna Kommando, Skift och siffran 3. Datorn skapar då en bildfil på hårddisken som namnges Bild 1, Bild 2 osv för varje gång du utför kommandot. Denna bildfil kan du öppna och redigera i Photoshop eller alternativt montera direkt i det mottagande programmet.

Skärmbilder som är punktuppbyggda ger oftast ett mjukare och bättre resultat än motsvarande objektbilder hos presentationer med PowerPoint. Detta gäller i synnerhet om presentationen skall utföras elektroniskt via dator och projektor.

Mer information om hur du fångar och hanterar skärmbilder på ett effektivare sätt finns i en särskild rapport om Skärmbilder.

Innehåll datautbyte

Hur överför jag tabeller från Excel till layoutprogram?

Kalkylprogrammet Excel är ett utmärkt redskap för att ta fram och hantera tabeller med både text och siffror. Programmet har rikligt med verktyg för att utforma, beräkna och stuva om data i stora tabeller. Övriga program i Microsoft Office har goda möjligheter att hämta in tabeller från Excel med bibehållna utformningar via någon av de tidigare beskrivna metoderna för datautbyte.

När tabeller från Excel skall överföras till layoutprogram går det i vissa fall att kopiera och klistra in informationen men ofta uppstår problem med tabellens utformningar eftersom olika programleverantörer hanterar informationen i Urklipp på var sitt sätt.

Den säkraste metoden för att överföra tabeller till layoutprogram är därför att spara Excel-dokumentet som en textfil utan utformningar. I en sådan textfil skiljs olika kolumner i tabellen åt via tabbtecken medan varje rad avslutas med tecknet Enter.

Så här sparar du en tabell från Excel som en textfil (tabbavgränsad).

Textfiler kan öppnas eller importeras i alla layoutprogram och hanteras därefter som vanlig redigerbar text. Detta innebär att utformningen hos texten kan styras helt av det mottagande programmets formatmallar vilket oftast ger bättre resultat än med direkt inklistring av tabeller från Excel. De flesta layoutprogram har funktioner för att konvertera tabbavgränsade texter till tabeller där utformningen styrs av programmens mallar.

Textfil med tabbavgränsad tabell som monterats i InDesign, konverterats till tabell i programmet och utformats med dess formatmallar.

Går det att använda PDF-filer i Office-programmen?

Det allra enklaste svaret på denna fråga är tyvärr ett klart Nej! PDF-filer går tyvärr inte att infoga i Word eller PowerPoint. Bakgrunden till denna obegripliga begränsning är den rivalitet som sen länge har funnits mellan programvarujättarna Microsoft och Adobe som ligger bakom Acrobat.

Dessbättre går det dock med lite knep och knåp att kringgå problemet. Den allra bekvämaste metoden går ut på att kopiera enstaka text- eller bildobjekt från PDF-filen och klistra in dem i det mottagande programmet. Detta ger dock begränsad kvalitet hos bilder och för text går utformningen förlorad.

En bättre men något omständligare metod är att med en modern version av Photoshop (eller något annat bildbehandlingsprogram som kan hantera PDF-filer) öppna en sida hos PDF-filen och rastrera den till en punktuppbyggd bild med relativt hög upplösning (200 - 300 dpi). Om en sådan bild beskärs och sparas i JPEG-format med lagom komprimering (reglaget ca halvvägs) så kan den användas även i trycksaker med höga krav på bildkvalitet.

Denna upplösning räcker för dokument som skall skrivas ut.

Innehåll datautbyte

Varför går bildlänkar förlorade när jag lämnar projekt till tryckeriet?

Layoutprogrammen FrameMaker, InDesign, PageMaker och Quark XPress länkar normalt alla stora bildfiler som du monterar i dokument. Även Word kan länka bilder under förutsättning att du väljer alternativet Länka till fil i dialogrutan för Infoga bildobjekt Från fil.

Innebörden av länkning är att det mottagande programmet enbart sparar sökvägen till bilderna men inte själva bildinformationen. Fördelen är att du sparar plats på hårddisken och att dokument kan uppdateras automatiskt när bilderna redigerats.

Problemet med länkning av bilder är dock att det finns en risk att sökvägar går förlorade om filer flyttas, kopieras, namnändras eller tas bort.

Programmen FrameMaker och Quark XPress hanterar relativa länkar vilket innebär att att sökvägen till bilderna utgår från den plats i filhierarkin där det mottagande dokumentet finns lagrat. Med dessa program är det därför synnerligen viktigt att du placerar alla monterade bildfiler i en inre mapp hos den mapp där det mottagande dokumentet finns. Därefter går det bra att kopiera ett helt projekt och flytta det till en annan dator utan att länkarna går förlorade.

Programmen InDesign, PageMaker och Word hanterar absoluta länkar vilket innebär att sökvägen till bilderna utgår från rotnivån på hårddisken. Sådana projekt kan tyvärr inte kopieras och flyttas problemfritt till andra datorer.

Hos InDesign finns därför en funktion Arkiv-Packa som helt automatiskt kopierar alla länkade bilder och även använda teckensnitt till en annan ny mapp som du själv väljer namn och plats för. I samband med kopieringen uppdateras alla sökvägar till den nya mappen så att projektet fungerar.

Exempel på mapp som packats med InDesign och som kan flyttas till annan dator.

Även PageMaker har en liknande funktion som du anropar genom att kryssa för alternativet För utskrift på annat ställe i dialogrutan för Spara som.

Innehåll datautbyte

Kopiera mappen med vCards till Windows-datorn.
Öppna programmet Outlook och visa dina befintliga kontakter.
Markera samtliga vCards i mappen och dra dem till Outlooks fönster. Outlook öppnar då lika många fönster som kontakter.
Genom att successivt klicka I dessa fönster och välja Arkiv-Spara eller trycka Ctrl-S samt stänga ett fönster i taget lägger du, med viss möda, till samtliga vCards till det mottagande programmet Outlook.