Användartips till Word

Word har en förkrossande dominans när det gäller ordbehandlingsprogram till persondatorer. Programmet har funnits på marknaden ända sen slutet av 80-talet och används både till korta dokument som brev, offerter, protokoll mm och till långa dokument som rapporter, kursmaterial, avhandlingar och böcker.

I denna avdelning av ProgramSupport finns ett stort antal konkreta tips som hjälper både nybörjare och mer vana användare att arbeta effektivt med Word 2003, Word 2007, Word 2010, Word 2013 och Word 2016. I avdelningen Rapporter finns flera nerladdningsbara PDF-filer som beskriver ytterligare möjligheter hos Word 2007, Word 2010, Word 2013 och Word 2016.

Om du inte får svar på dina frågor så rekommenderas avdelningen Problemlösning med information om bildfilsformat, teckensnitt, utskrifter och datautbyte.

Lokal utformning av text i Word

Med utformning hos text menas spaltbredden, avståndet mellan rader och stycken, textens justering, samt textens teckensnitt, stil och storlek.

Linjalen och verktygsfältet Formatering hos Word visar egenskaperna hos textstycket där insättningspunkten är placerad. Linjalen kommer fram när du väljer kommandot Visa-Linjal. Fältet Formatering tas fram via kommandot Visa-Verktygsfält följt av en förbockning för alternativet Formatering. När du klickar på symbolerna hos linjalen eller formatfältet ändras utformningen hos texten.

Varje stycke kan ha en egen utformning. Ett stycke avslutas alltid med tangenten Enter (vagnretur). Utformningen bestäms dels genom att du flyttar symbolerna på linjalen och dels via kommandon i menyn Format.

Verktygsfältet Formatering och linjalen är till god hjälp vid lokal utformning av text i Word.

Lokal utformning av text enligt ovan bör enbart användas i korta dokument. Med långa dokument bör du istället utforma texten via formatmallar.

Kommandon vid textredigering

Textredigering i Word följer flera av de regler och tangentkommandon som gäller för andra ordbehandlingsprogram. Dessutom finns ett antal specifika kommandon för markering av hela rader eller stycken. De vanligaste kommandona för markering sammanfattas i nedanstående tabell.

Hela meningar eller stycken kan flyttas om du först markerar dem och därefter drar med musen till önskad plats i texten. Den markerade texten sätts då in med början där muspekaren är när du släpper texten.

Vid textredigering med Word är det i de flesta fall lämpligt att låta programmet visa osynliga tecken som nytt stycke, tabulatorer, mellanslag mm på skärmen. Dessa tecken används av programmet för att formatera texten och kommer inte med vid utskrift. Du får då bättre kontroll över texten och minskar risken för att det kommer in dubbla stycketecken eller mellanslag. I Word slår du på eller av visningen genom att klicka på symbolen ¶ som finns till höger i verktygsfältet Standard. Lägg märke till skillnaden mellan de osynliga tecknen för ny rad (Skift + Enter) och styckebrytning (Enter).

Osynliga tecken för nytt stycke (överst och underst),
tabulatorer och ny rad (radbrytning längst till höger).

Arbetslägen i Word

Det går att arbeta med Word 2003 i fem olika lägen nämligen Normal, Disposition, Utskriftslayout, Förhandsgranska och Läslayout. De olika lägena gör det möjligt att fästa uppmärksamheten på olika egenskaper hos innehållet i ett dokument. Växling mellan de tre första lägena sker genom att du väljer deras namn i menyn Visa medan Förhandsgranska väljs i menyn Arkiv och Läslayout via en knapp i verktygsfältet Standard.

I läget Normal utför du merparten av arbetet med textinskrivning, redigering och utformning av ett dokument. Word har bäst prestanda i detta läge vilket innebär att det går förhållandevis snabbt att bläddra mellan sidor och rulla i texten. Begränsningen med läget Normal är att du inte ser alla detaljer som t ex spaltutformning, sidfot, sidhuvud och placeringen hos ramar som lagts in i texten.

I läget Utskriftslayout visas dokumentet med samma utseende som vid utskrift. Du kan då granska spaltutformning och den exakta placeringen för ramar, bilder, fotnoter sidhuvud, sidfot m m. Detta läge ställer krav på datorns prestanda vilket innebär att såväl bläddring som rullning går långsammare än i läget Normal. Ofta avslutar man arbetet med ett dokument genom att gå över i Utskriftslayout och kontrollera resultatet.

Förhandsgranska visar en förminskad bild av ett helt uppslag på bildskärmen. Du kan inte redigera innehållet med Word i detta läge men det går att justera marginalinställningarna.

I läget Läslayout döljer Word 2003 de flesta verktygsfälten och presenterar texten hos ett helt uppslag extra tydligt på skärmen. I detta läge stämmer inte skärmens layout överens med det utskrivna dokumentet!

Läget Disposition används med fördel i början av ett projekt när du arbetar med rubriker och strukturerar innehållet. I detta läge går det snabbt att flytta omkring rubriker med tillhörande underliggande textavsnitt.

Marginalinställning och spalter

I de allra flesta fall är det lämpligt att ha marginaler kring texten i ett dokument. Storleken hos marginalerna i Word går att ange i läget Förhandsgranska men precisionen blir bättre om du skriver in önskade mått i en dialogruta.

Du får fram denna via kommandot Arkiv-Utskriftsformat. Lägg märke till att linjalens nollpunkt alltid ligger där vänstermarginalen börjar.

Dialogrutan Utskriftsformat används för inställning av marginaler.

Det går, med viss möda, att arbeta med flera spalter i Word. Spaltindelning görs i en dialogruta som du tar fram via kommandot Format-Spalter. Här skriver du även in önskat mellanrum mellan spalterna.

När du arbetar med Word i läget Normal visas tyvärr inte spaltindelningen på skärmen. Resultatet kan dock granskas vid övergång till lägena Utskriftslayout eller Förhandsgranska.

Dialogrutan för spaltindelning av text hos Word.

Påpekas bör att Word har problem med den typografiska noggrannheten hos dokument som är indelade i flera spalter. Programmet bör därför endast i undantagsfall användas för framtagning av dokument till marknadsföring och reklam.

Sidbrytningar och avsnitt

Efterhand som du lägger in mer text i ett dokument skapar Word automatiskt nya sidor. Texten flödar normalt från första sidan och ända till slutet av dokumentet. Sidbrytningarna påverkas av marginalinställningen och även av storleken på ev sidhuvud eller sidfot. Med programmet i läget Normal visas sidbrytningar som prickade linjer i texten. I läget Utskriftslayout visas varje sida i sitt rätta utseende, med en ram kring varje sida.

Vid behov går det även att infoga sidbrytningar manuellt via kommandot Infoga-Brytning och kryssa för alternativet Sidbrytning. Sådana sidbrytningar kan tas bort med backstegstangenten.

I de flesta fall använder man samma spaltindelning i ett helt dokument. Genom att lägga in flera avsnitt går det dock att variera spaltindelningen. Detta kan t ex användas för att lägga in en rubrik som täcker hela sidan på ett flerspaltigt dokument eller för att skapa en ingresstext till ett i övrigt flerspaltigt dokument.

I Word använder du kommandot Infoga-Brytning och klickar för något av alternativen för Avsnittsbrytning t ex Löpande. Avsnittsbrytningar indikeras via dubbla prickade linjer i texten, oberoende av om programmet befinner sig i läget Normal eller i läget Utskriftslayout. Precis som är fallet för sidbrytningar går det att radera avsnittsbrytningar med backstegstangenten.

Om du infogar flera avsnitt går det att ha olika spaltindelning i ett dokument hos Word.

Undvik onödiga textformat

Word har kraftfulla funktioner för utformning av text via Styckeformat och Teckenformat som möjliggör snabbare arbete och konsekvent utformning. När information kopieras mellan olika dokument händer det dock lätt att även en välgjord mall fylls på med en massa onödiga extra textformat som försvårar fortsatt arbete.

Alla textformat hos Word finns bekvämt tillgängliga i Åtgärdsfönstret Formatmallar och Formatering som du bör ha framme vid utformning av text. Försök så långt som möjligt att arbeta med de namngivna textformat som finns tillgängliga i detta fönster. Om du behöver fler format går det naturligtvis att skapa sådana via knappen Nytt format vilket beskrivs här.

Undvik att utforma text via de knappar som finns tillgängliga i verktygsfältet Formatering eftersom varje ny utformning då skapar ett extra namngivet textformat.

Vid inklistring av text från andra dokument bör du välja kommandot Redigera-Klistra in special och bocka för alternativet Oformaterad text. Härigenom undviker du att textformaten från det kopierade dokumentet läggs till formaten i det mottagande dokumentet. Efter inklistring måste du istället utforma texten med de befintliga textformaten hos det mottagande dokumentet.

Så här undviker du att få med textformat vid inklistring av text i Word.

Word innehåll

Sidhuvud och sidfot i Word

Dokument som har flera sidor bör sidnumreras. I många fall har man dessutom behov av att lägga in en sidfot eller ett sidhuvud med fast information som automatiskt upprepas på samtliga sidor i dokumentet. Innehållet i sidhuvud och sidfot visas inte på skärmen när programmet är i läget Normal men kommer fram i läget Utskriftslayout och vid utskrift.

För att sätta in ett sidhuvud eller en sidfot i Word väljer du kommandot Visa-Sidhuvud och Sidfot. Programmet presenterar då ett litet flytande fönster med symboler för sidnummer, datum, klockslag mm. När du klickar på en symbol sätts motsvarande information in i sidhuvudet eller sidfoten. Den fjärde symbolen från höger flyttar mellan huvud/fot. Dessutom går det att skriva in valfri fast information och även montera bilder, t ex logotyper.

Det går att lägga in valfritt antal rader i såväl sidhuvud som i sidfot men utrymmet konkurrerar naturligtvis med den flödande informationen i själva dokumentet. Detta innebär att texten i huvudflödet kan brytas om när du redigerar sidhuvudet eller sidfoten. I de flesta fall är det därför bäst att förbereda sidhuvudet/sidfoten innan information matas in i dokumentet.

I sidhuvudet och sidfoten hos Word kan du lägga in både fast information och formler.

Fasta och hårda mellanslag i Word

Förutom vanliga mellanslag (blanksteg) som åtskiljer ord i texter kan du i de flesta textprogram även skriva in fasta mellanslag. Vanliga mellanslag kan ha variabel bredd som påverkas av inställningarna i programmet och behovet av att fördela ord mellan rader. Fasta mellanslag däremot har alltid en exakt angiven bredd som inte förändras när texten flödar mellan rader.

Hårda mellanslag används när man vill undvika att sammansättningar som förkortningar (t ex), talvärden (2 500) och måttenheter (4 kg) radbryts i textflödet.

För att mata in fasta eller hårda mellanslag hos Word tar du fram dialogrutan Symbol via kommandot Infoga-Symbol. Du kan välja mellan tre olika typer av fasta mellanslag. Långt blanksteg, vilket ofta benämns en fyrkant, är lika brett som den versala bokstaven M. Kort blanksteg, vilket även benämns 1/2 fyrkant, är lika brett som den versala bokstaven N. Den tredje varianten benämns 1/4 långt blanksteg, vilket är hälften så brett som kort blanksteg. Även hårt blanksteg har bredden 1/4 fyrkant. Det hårda mellanslaget har ett tangentkommando (Ctrl+Skift+Blanksteg) som du kan använda för att mata in tecknet från tangentbordet utan att öppna dialogrutan Symbol.

De olika typerna av fasta mellanslag och det hårda mellanslaget har individuella textsymboler som syns på skärmen om du har valt att visa dessa i programmet.

Dialogrutan Symbol används för att mata in fasta och hårda mellanslag i Word.

Word innehåll

Nytt användargränssnitt hos Word 2007

Den viktigaste och mest märkbara nyheten hos Office 2007 är användargränssnittet, som blivit mer logiskt och lättarbetat men som samtidigt också kräver en tids inkörning för alla som har erfarenhet av tidigare programversioner. Menyer och verktygsfält har ersatts av ett tiotal olika Menyflikar och Office-knappen längst upp till vänster. Dessa innehåller alla tillgängliga funktioner i en mer logisk ordning än hos äldre programversioner.

På Office-knappen har man samlat de flesta funktioner som tidigare fanns i Arkiv-menyn. Under fliken Start finns funktioner för utformning av text medan fliken Infoga har funktioner för att sätta in bilder, diagram, tabeller, sidhuvud m m. Många funktioner dyker upp automatiskt när du behöver dem, t ex när du dubbelklickar på en bild eller markerar ett textavsnitt.

Menyfliken Start innehåller de flesta funktioner som behövs för grundläggande utformning av text i Word 2007.

Navigering i dokument underlättas avsevärt av ett nytt användbart zoomreglage, placerat längst ner till höger, som låter dig ändra förstoring steglöst i dokument.

Vid en första anblick är det säkert många erfarna användare som känner sig förvirrade och tycker att det är svårt att hitta önskad funktion. De allra flesta kortkommandon finns dock kvar oförändrade. Först efter en tids användning börjar man uppskatta och förstå logiken bakom det nya användargränssnittet. För en nybörjare är Office 2007 säkert mycket lättare att komma igång med än med äldre versioner av paketet.

Menyfliken Infoga ger dig tillgång till ett stort antal olika typer av objekt som kan sättas in i dokument.

Word innehåll

Nytt XML-baserat filformat hos Word 2007

Programmen i Office 2007 använder helt nya filformat som är baserade på XML. För att inte de nya filerna skall förväxlas med filer från tidigare versioner har man valt att lägga till ett x till de tidigare filtilläggen. Word filer identifieras därmed via docx, PowerPoint-filer via pptx osv. De nya filformaten tar betydligt mindre plats än tidigare och ger dessutom programmen möjlighet att återskapa filer vid ev urspårningar.

De nya programmen i Office 2007 kan naturligtvis även öppna filer som är framtagna med äldre programversioner. Detta indikeras i dokumentfönstret via texten Kompatibilitetsläge. När du sparar sådana filer i de nya filformaten går det att kryssa för alternativet Bevara kompatibilitet med 97-2003 så att filerna kan redigeras även med äldre programversioner. Begränsningen med kompatibilitetsläget är dock att du går miste om flera av de nya möjligheterna hos programmen i Office 2007. Samma begränsning uppträder om du väljer att spara dokument i de äldre filformaten för Office 97-2003.

Om du sparar i äldre filformat går vissa egenskaper hos dokumenten förlorade.

Om du sparar filer i de nya XML-baserade filformaten kan äldre programversioner inte öppna filerna direkt. Microsoft erbjuder därför ett kostnadsfritt tillägg benämnt Microsoft Office Compatibility Pack som låter äldre versioner av Word, Excel och PowerPoint öppna de nya filformaten. Detta tillägg kan du ladda ner från webbadressen:

http://www.microsoft.com/downloads

Men även om det går att öppna filer så måste du vara beredd på att vissa egenskaper går förlorade. Som exempel kan nämnas att ekvationer från Word 2007 och SmartArt från PowerPoint 2007 omvandlas till bilder när de öppnas med äldre versioner av programmen.

De nya filformaten kan tyvärr inte monteras i äldre versioner av layoutprogrammen InDesign och Quark XPress. InDesign CS3 kan dock hantera de nya filformaten.

Användning av nya filformat är säkert nödvändigt för att kunna utveckla funktionaliteten hos Office-programmen men medaljens baksida är samtidigt att filformaten kommer att orsaka problem för många användare och därmed fördröja övergången till Office 2007.

Word innehåll

Word innehåll

Arbeta effektivare via mallar i Word 2013

Moderna versioner av Word levereras med ett stort urval av välgjorda malldokument som du bör använda så ofta som möjligt i ditt eget arbete. Även om en mall inte passar precis för dina behov så kan du lätt modifiera den och skapa en personlig kopia för framtida bruk.

Du får tillgång till de färdiga mallarna via kommandot Nytt i fliken Arkiv. Programmet presenterar då via miniatyrbilder av sidor ett aktuellt urval av de många malldokument som finns tillgängliga både lokalt på datorn och via nätet. Påpekas bör att datorn måste vara i kontakt med nätet för att detta skall fungera. Urvalet påverkas av vilka mallar du använt tidigare.

Via kommandot Nytt får du tillgång till ett urval av färdiga malldokument.

Om du inte hittar någon lämplig mall i urvalet som visas så kan du söka efter andra via sökrutan. Skriv in en söktext som beskriver vad du söker och variera gärna ordvalet. Många mallar har engelska benämningar så det kan ofta vara lämpligt att söka med engelska ord.

Vid sökning presenteras en träfflista till höger. Du kan begränsa urvalet genom att klicka på någon av de visade kategorierna. Du kommer säkert att bli förvånad över hur många mallar det finns tillgängliga på nätet. Alla mallar som du söker via programmet får användas helt fritt.

En sökning på ordet certifikat ger ett stort antal träffar. Certifikat liknar det engelska ordet för intyg (certificate).

För att hämta en kopia av ett malldokument till din dator räcker det med att du klickar på mallens sidminiatyr. Programmet visar då en förstorad bild av mallen med information om vem som skapat den (ofta Microsoft). Hämtningen börjar när du bekräftar med ett klick på knappen Skapa.

Du hämtar en kopia av malldokumentet via knappen Skapa.

När du hämtat ett malldokument så öppnas det i ett nytt dokumentfönster med namnet Dokument följt av ett löpnummer. Du bör då omedelbart spara det på din dator med ett eget beskrivande filnamn.

Eftersom vi alla har personlig smak så får du oftast utföra smärre ändringar hos mallen. När du väl hämtat en kopia av ett malldokument så fungerar dokumentet precis som vanligt och du kan redigera det helt fritt.

Var dock beredd på att vissa mallar innehåller fält vilket syns genom att de är inramade med hakparenteser. Syftet med fält är att du skall ersätta den ledtext som står i fältet med egen text. Ledtexterna kan inte ändras med Word i normalläge utan då måste du ta fram en extra flik Utvecklare för att komma åt nödvändiga kommandon.

Du kan redigera all text och grafik utom de klamrade fälten som är skyddade.

När du är nöjd med den redigerade mallen så är det synnerligen lämpligt att du sparar den som en ny mall på din egen dator. Den blir då bekvämt tillgänglig när du behöver den nästa gång.

För att spara en mall tar du fram fliken Arkiv och väljer kommandot Spara som. I dialogrutan som då visas väljer du Filformat: Word-mall (*.dotx). Programmet navigerar då automatiskt till en mapp benämnd Anpassade Office-mallar som finns i kontot hos din dator. Du kan själv ange valfritt filnamn för mallen men lägg märke till att filtillägget blir .dotx istället för det normala .docx.

Lokala malldokument sparas i mappen Anpassade Office-mallar på din dator.

För att få tillgång till dina egna sparade mallar väljer du kommandot Nytt och klickar på Personligt. Programmet visar då sidminiatyrer för dina mallar med förklarande filnamn under. Miniatyrerna är tyvärr inte lika detaljrika som hos programmets färdiga mallar så det är lämpligt att du använder beskrivande filnamn på dina mallar.

Dina egna mallar blir tillgängliga via knappen Personligt.

Word innehåll

© 2026 www.programsupport.se