ProgramSupport till grafiska program
Startsida
Om PS
Sök
Medlemsinfo
Användartips
Problemlösning
Rapporter
Ordlista
Programbanken
Kurser
Boktips
Länkar
Nyhetsbrev
Tips till PowerPoint

Användartips till PowerPoint

Presentationer med PowerPoint ersätter numera allt oftare den traditionella overheadprojektorn. I denna avdelning av ProgramSupport finns ett stort antal konkreta tips som hjälper både nybörjare och mer vana användare att arbeta effektivt med PowerPoint, både för framtagning av presentationsbilder och för problemfri visning med bra kvalitet via datorprojektor.

Beskrivningen baseras huvudsakligen på PowerPoint 2003 men några av tipsen gäller enbart för PowerPoint 2007, PowerPoint 2010 eller PowerPoint 2013. I avdelningen Rapporter finns nerladdningsbara PDF-filer som beskriver ytterligare möjligheter hos PowerPoint 2007, PowerPoint 2010 och PowerPoint 2013.

Om du inte får svar på dina frågor så rekommenderas avdelningen Problemlösning med information om bildfilsformat, teckensnitt, utskrifter och datautbyte.

Möjligheter och begränsningar med presentationer via dator

Normalläget hos PowerPoint

Redigera text i dispositionsfönstret

Importera text från andra program

Rita en halvcirkel i PowerPoint

Anpassa fotografier för visning i PowerPoint

Snabb bildvisning av fotografier

Kopiera animeringar mellan objekt (2010)

Banta ner tunga bildfiler i presentationer

Hitta verktyget för transparens (2007)

Arbeta snabbare via åtgärdsfönstret Markering och visning (2010)

Nedanstående tips är enbart tillgängliga för medlemmar efter inloggning!

Formgivningsmallar styr utformningen

Varje mall har flera bildlayouter

Skapa egna färgteman

Hjälpmedel för textutformning i PowerPoint

Ta kontroll över funktionen Autopassa för text (2010)

Använd egna symboler i punktlistor (2010)

Rita bilder i PowerPoint

Lägg till djup hos former i PowerPoint 2007

Kortkommandon hos PowerPoint

Infoga bilder från andra program

Genomskinlighet hos bilder i PowerPoint

Beskär fotografier med färdiga former (2010 och nyare)

Noggrann beskärning och justering av bilder (2013)

Infoga skärmbilder i presentationer (2010 och nyare)

Skapa diagram i PowerPoint

Skapa diagram via SmartArt (2007)

Gör om tråkiga punktlistor i PowerPoint till SmartArt (2007, 2010)

Kopiera bilder mellan olika presentationer

Återanvänd bilder från presentationer (2010)

Kopiera utformningar mellan olika presentationer (2010)

Infoga ljud i presentationer

Spela ljud under flera bilder i presentationer (2013)

Understöd för moderna mediefiler (2007)

Visa Flash-filmer i presentationer (2007)

Infoga videofilmer i presentationer (2010)

Spela upp video från YouTube (2010)

Spela upp videofilmer i PowerPoint 2016

Problemfria presentationer med filmer i PowerPoint 2016

Överför filer mellan PowerPoint 2007 och version 2003

Nödvändig utrustning vid presentationer

Bekväma bildspel för fotografier i PowerPoint 2013

Visa bildspel med egen vy för föredragshållare

Bättre bildspel med PowerPoint 2013

Bekväm navigering i bildspel via klickbara knappar

Effekter och animeringar hos bildspel

Bildspel med animerade diagram (2010)

Anpassade bildspel med PowerPoint

Visa presentationer på andra datorer

Bädda in teckensnitt i presentationer

Bättre prestanda vid visning med PowerPoint

Möjligheter och begränsningar med presentationer via dator

Ny teknik är som bekant lockande att prova men samtidigt finns naturligtvis alltid en risk att barnsjukdomar hos utrustningen och brist på erfarenhet hos användarna skapar problem som i början kan vara svåra att hantera.

Nya möjligheter

  • Den mest uppenbara fördelen med datorbaserade presentationer är naturligtvis den snabbhet och flexibilitet som tekniken erbjuder. Presentationer kan tas fram med kort varsel och det blir möjligt att ändra innehållet när som helst, ja faktiskt omedelbart före eller under själva visningen.
  • Eftersom utformningen hos presentationsbilder styrs av mallar i PowerPoint så blir det lätt att standardisera företagets grafiska profil. Mallar som tas fram av grafiskt kunniga personer kan sen användas gemensamt av alla i företaget.
  • Den rörliga kostnaden för presentationsbilder i dator är nästan försumbar jämfört med vad det kostar att producera transparenta overheadbilder med färgskrivare eller via framkallning på fotolabb.
  • Rätt använt kan PowerPoint bidra till att fånga och behålla intresset för visningen via inlagda toningar, animationer, ljudeffekter och videosekvenser.

Begränsningar

  • Den allvarligaste nackdelen med presentationer via dator är att du blir helt beroende av att tekniken fungerar för att det överhuvudtaget skall gå att genomföra visningen. För den orutinerade kan skillnaden mellan succé och katastrof vara så liten som en felaktig kabel eller att datorn som används har fel version av PowerPoint eller saknar något av de typsnitt som använts vid framtagningen.
  • En annan begränsning är att lokalen som används vid visning måste ha dämpad belysning så att bilderna får bra kontrast och färgkvalitet.
  • Den hårda mallstyrningen hos presentationsprogrammet gör det relativt svårt att variera utformningen hos bilderna, vilket i värsta fall kan leda till att presentationen blir monoton och tröttande.

Normalläget hos PowerPoint

Arbetet med framtagning och utformning av presentationsbilder sker i Normalläget hos PowerPoint där skärmen är delad i tre fönster. Fönstret längst till vänster visar bildminiatyrer eller textdisposition för alla bilderna. Den valda bilden presenteras i det stora fönstret och längst ner till höger går det att skriva in anteckningar som stöd till föreläsaren under visningen.

Om innehållet i de tre fönstren inte syns ordentligt kan du justera deras höjd eller bredd genom att dra i gränslinjerna. Det är möjligt att dölja anteckningsfönstret helt genom att dra gränslinjen längst ner. På motsvarande sätt går det att stänga det vänstra fönstret helt genom att klicka i dess kryssruta längst uppe till höger. För att återställa PowerPoint till normalläget väljer du kommandot Visa-Normal.

PowerPoint normalläge

I normalläget hos PowerPoint visas tre fönster samtidigt.

Redigera text i dispositionsfönstret

Trots alla effekter med färger, toningar, diagram och illustrationer är det oftast själva texten som är den viktigaste beståndsdelen i presentationsbilder. Arbete med stora textmängder i PowerPoint underlättas av att du kan skriva in och redigera texten i ett dispositionsfönster. Detta tar du fram via ett klick på fliken Disposition ovanför det vänstra fönstret. Vid behov går det att bredda fönstret genom att dra i dess högra gränslinje.

I dispositionsfönstret hos PowerPoint presenteras varje bild via sitt bildnummer följt av en symbol och till höger texten i huvudrubriken. Under huvudrubriken skriver du in ett valfritt antal underrubriker. För att ändra en huvudrubrik till underrubrik och tvärtom används knapparna med horisontella pilar i verktygsfältet Disposition, som visas till vänster om fönstret.

Vid behov kan du flytta rubriker genom att klicka på knapparna med vertikala pilar i verktygsfältet eller dra rubrikerna med musen till en annan plats i hierarkin. Alla underliggande rubriker följer då med automatiskt. Du kan även välja att dölja underliggande rubriker genom att klicka på minussymbolen i verktygsfältet.

PowerPoint dispositionsfönster

Dispositionsfönstret hos PowerPoint ger bra överblick vid redigering av text.

Importera text från andra program

I många fall är det flera personer som hjälper till med att ta fram underlagen för presentationsbilder. Text som skrivits i andra program kan oftast importeras till dispositionsfönstret i PowerPoint. Allra enklast blir det om du skriver och utformar texten i Word med hjälp av de förinställda formatmallarna för rubrik1, rubrik 2 o s v. Resultatet sparas först som en RTF-fil och kan därefter importeras till PowerPoint. Om du i dispositionsfönstret väljer kommandot Infoga-Bilder från disposition så skapar PowerPoint helt automatiskt presentationsbilder med utgångspunkt från den aktuella mallen. Antalet bilder bestäms av hur många stycken i RTF-filen som är märkta med rubrik 1.

PowerPoint infoga RTF

Så här hämtar du in text från en RTF-fil till dispositionsfönstret hos PowerPoint.

Rita en halvcirkel i PowerPoint

Programmet PowerPoint har ett stort antal färdiga former bland ritverktygen men många användare har säkert utan framgång försökt hitta en halvcirkel. Du måste istället välja formen tårtbit och omvandla denna till en halvcirkel. Handhavandet för att komma åt färdiga former skiljer sig något mellan programversionerna PowerPoint 2003 och PowerPoint 2007.

Hos PowerPoint 2003 börjar du med att klicka på knappen Figurer bland ritverktygen. Välj därefter kategorin Fler figurer vilket öppnar åtgärdsfönstret ClipArt. Rulla i detta fönster tills du hittar figuren Tårtbit och infoga en sådan i din presentation genom att klicka på figuren.

Du får fram tårtbiten i fönstret ClipArt genom att välja kommandot Fler figurer.

För att omvandla tårtbiten till en cirkel markerar du objektet och drar i någon av de gula fyrkantiga markeringsrutorna. Det kan vara relativt svårt att få den platta sidan helt rak men ge inte upp!

Om du inte vill ha skugga på din halvcirkel slår du av detta via knappen Skuggtyp genom att välja Ingen skuggning.

Så här tar du bort skuggan.

Vid behov kan du även rotera halvcirkeln genom att dra i den gröna runda markeringsrutan ovanför det markerade objektet.

Nu är halvcirkeln äntligen färdig!

Hos PowerPoint 2007 börjar du med att ta fram fliken Infoga och klickar därefter på knappen Figurer, vilket visar en panel med ett stort antal färdiga former.

Hos PowerPoint 2007 finns tårtbiten
tillgänglig bland Standardfigurer.

Bland kategorin Standardfigurer finns en tårtbit som av någon outgrundlig anledning har benämningen Cirkel. Efter att du infogat tårtbiten omvandlar du den till en halvcirkel på samma sätt som beskrivits ovan för PowerPoint 2003.

PowerPoint innehåll

Anpassa fotografier för visning i PowerPoint

När digitala fotografier skall presenteras via PowerPoint är det viktigt att du anpassar bildernas upplösning så att de får lagom bildkvalitet för visning via en datorprojektor. Bilder som har för låg upplösning ger ett grynigt och oskarpt resultat medan bilder som har för hög upplösning belastar datorn onödigt hårt, vilket resulterar i störande fördröjning mellan bildväxlingarna.

Nödvändig upplösning hos bilderna bestäms både av deras storlek i presentationen och av projektorns upplösning. De flesta moderna XGA-projektorer har upplösningen 1024x768 pixlar. På marknaden finns även HD-projektorer som har en mer långsmal bild med 1280x720 pixlar. De allra mest påkostade projektorerna med Full HD använder 1920x1080 pixlar. Om dina bilder skall fylla ut hela presentationen använder du någon av ovanstående upplösningar.

Anpassa alltid bilderna innan du monterar dem i PowerPoint. Detta sker enklast om du med Photoshop samplar ner bilderna till önskad upplösning. Undvik att skala om monterade bilder i PowerPoint eftersom du då förlorar kontrollen över deras verkliga upplösning!

Nersampling av bilder med Photoshop utförs i dialogrutan Bildstorlek som du får fram via kommandot Bild-Bildstorlek. Kryssa för alternativet Ändra bildupplösning och skriv in önskad upplösning i något av fälten Bredd eller Höjd. Eftersom de flesta bilder har andra proportioner än projektorns bildyta bör du även beskära bilden en aning efter nersamplingen.

Exempel på nersampling av bild så att den får lagom upplösning för
visning på en XGA-projektor med upplösningen 1024x768 pixlar.

Fotografier som skall infogas i PowerPoint sparas lämpligen i något av filformaten JPEG eller PNG. PNG ger något större filer men eliminerar samtidigt risken för att kvaliteten försämras via den komprimering som alltid sker vid lagring i JPEG. En ytterligare fördel med PNG är att du kan frilägga motivet i Photoshop. Medlemmar kan läsa mer om friläggning av bilder här.

PowerPoint innehåll

Snabb bildvisning av fotografier

Många som tar bilder med digitalkamera har ibland behov av att kunna visa dem i ett bildspel med datorprojektor. Efter några timmars mödosamt arbete med manuell montering, skalning, beskärning och positionering av ett stort antal digitala fotografier i en presentation tycker de flesta nog att PowerPoint inte lämpar sig för denna typ av bildvisning. Men ge inte upp, programmet har en användbar funktion som kan göra hela jobbet automatiskt!

Börja med att öppna programmet utan att välja någon presentationsmall. Välj därefter kommandot Infoga-Bildobjekt-Nytt fotoalbum. Hos PowerPoint 2007 tar du istället fram menyfliken Infoga och klickar på knappen Fotoalbum.

Menyalternativet Nytt fotoalbum hjälper dig att snabbt skapa en bildvisning.

I dialogrutan Fotoalbum väljer du ut vilka bilder som skall visas, deras inbördes ordning samt lämplig layout på skärmen. Här finns också knappar för att vid behov rotera bilder samt ändra kontrast och ljusstyrka så att alla utvalda bilder ger likartat intryck.

Börja med att klicka på knappen Fil/disk vilket tar fram en fildialog där du väljer vilka bilder som skall ingå i presentationen. Du kan markera flera bilder i samma mapp via tangenten Ctrl. Det går också att hämta bilder från olika mappar genom att först stänga fildialogen och därefter ta fram den igen och navigera till en ny mapp.

När du fått in önskade bilder i listan hos dialogrutan kan du förhandsgranska dem och ändra ordningen genom att markera en bild och klicka på någon av pilarna under listan. Vid behov roterar du markerad bild 90 grader moturs eller medurs genom att klicka på motsvarande symbol under förhandsgranskningen.

I området Albumlayout finns flera färdiga alternativ för hur många fotografier som skall monteras per bild i presentationen samt om de skall ha förklarande rubriker. Allra enklast blir det om du väljer det första alternativet Anpassa till bild som resulterar i att alla fotografier skalas om så att de fyller ut var sin sida hos presentationen.

Om du markerar en bild i listan går det att förhandsgranska, ändra ordning,
rotera samt justera kontrast och ljusstyrka via var sina knappar.

När du slutligen klickar på knappen Skapa tar programmet själv fram nödvändigt antal sidor i presentationen och monterar bilderna enligt de alternativ du valt i Layout för bildobjekt. Om du valt en layout med rubriktexter måste du naturligtvis även skriva in dessa.

Exempel på presentation med ett foto per sida som automatiskt skalas så att de fyller ut på bästa möjliga sätt. Den svarta bakgrunden har lagts till manuellt i presentationens bakgrundsmall.
PowerPoint innehåll

Kopiera animeringar mellan objekt

Moderna versioner av PowerPoint ger dig möjlighet att lägga in olika typer av animeringar för text- och bildobjekt. Sådana kan rätt använda fungera som ett pedagogiskt hjälpmedel för att förstärka intrycket av presentationsbilderna. Men vissa animeringar kräver att du utför flera olika inställningar och om effekterna skall läggas till ett stort antal objekt kan arbetet ta lång tid.

Situationen förbättras avsevärt med det nya verktyget Hämta animering hos PowerPoint 2010 som låter dig kopiera effekter mellan olika objekt.

Börja med att ta fram fliken Animeringar vilken bl a innehåller områdena Animering, Avancerad animering och Tidsinställning. Markera ett objekt och ställ in önskad animering via någon av de färdiga knapparna i området Animering. Om du vill ha tillgång till fler alternativ kan du alternativt klicka på knappen Lägg till animering och välj önskad effekt i listan som då visas. Vissa animeringar kräver att du utför kompletterande inställningar med detaljer om effekten. Som bekräftelse på att du lagt till en animering visas ett löpnummer uppe till vänster om objektet.

För att kopiera inställda animeringar mellan objekt markerar du först det objekt som har önskad effekt. Klicka därefter på knappen Hämta animering i området Avancerad animering. Animeringen hos det aktuella objektet kopieras då till minnet och kan bekvämt läggas till ett annat objekt genom att du klickar på det. Om du från början istället dubbelklickar på knappen Hämta animering bibehålls kopian så att du kan klicka flera gånger i följd på andra objekt.

Knappen Hämta animering erbjuder en bekväm funktion för att kopiera animeringar mellan objekt.
PowerPoint innehåll

Banta ner tunga bildfiler i presentationer

Ett vanligt problem med presentationer framtagna i PowerPoint är att de innehåller onödigt tunga och högupplösta fotografier. Detta resulterar i stora presentationsfiler som är svåra att flytta mellan olika datorer och som dessutom ger upphov till störande tidsfördröjning vid datorbaserade bildvisningar.

Moderna digitalkameror kan skapa bilder med mycket hög upplösning, vilket gör det möjligt att använda bilderna även i trycksaker som kräver bilder med upplösningen 300 dpi. Problemet med sådana bilder är dock att de har onödigt hög kvalitet för datorbaserad bildvisning.

Om du har tillgång till Photoshop kan du relativt enkelt anpassa bildernas upplösning till kraven för bildvisning vilket beskrivs här:

Men hur löser man problemet om skadan redan är skedd och du har en presentation som är full med högupplösta fotografier?

PowerPoint har dessbättre en användbar knapp benämnd Komprimera bilder som finns tillgänglig i verktygsfältet Bildobjekt. Detta verktygsfält visas normalt automatiskt när man markerar ett bildobjekt men vid behov kan du även ta fram verktygsfältet via kommandot Visa-Verktygsfält-Bildobjekt.

Funktionen Komprimera bilder låter dig sänka upplösningen hos högupplösta fotografier så att de får lagom bildkvalitet för datorbaserad bildvisning.

Knappen Komprimera bilder tar fram en dialogruta med samma namn där du kan anpassa hur hårt bilderna skall komprimeras. Om du väljer alternativet Webb/skärm sänks bildernas upplösning till 96 dpi, vilket i de flesta fall räcker till för bildvisning. Om du har extra höga krav på bildkvalitet kan du istället välja alternativet Skriv ut, vilket enbart sänker upplösningen till 200 dpi.

Lägg märke till att det enbart är bilder som har högre originalupplösning än ditt valda värde som kommer att påverkas av komprimeringen. Om har beskurit bilder kraftigt och inte behöver ångra detta är det även lämpligt att kryssa för alternativet Ta bort beskurna områden i bilder.

PowerPoint innehåll

Hitta verktyget för transparens (2007)

Programmen i Office 2007 har som bekant ett radikalt nytt gränssnitt jämfört med tidigare versioner. Vissa verktyg som t ex Transparent färg kan därmed vara svåra att hitta för sporadiska användare.

Verktyget används när du vill göra en viss del av en bild genomskinlig så att ev bakgrund lyser igenom. Du kan enbart ställa in punktuppbyggda bilder och enbart en enda färg kan vara transparent.

Börja med att klicka på bilden så att den är markerad. Programmet visar då fliken Format med massor av inställningar. Uppe till vänster finns sex menyer och i vårt fall är Ändra färg den önskade. När du klickar på menyn Ändra färg visas en dialogruta där du längst ner hittar verktyget Ställ in transparent färg.

Välj verktyget och klicka på önskad färg i bilden så får du fram genomskinligheten!

Verktyget Ställ in transparent färg är väl gömt hos PowerPoint 2007.


PowerPoint innehåll

Arbeta snabbare via åtgärdsfönstret Markering och visning

Många presentationsbilder i PowerPoint innehåller ett stort antal olika textobjekt, grafiska objekt och infogade fotografier. Efterhand som du lägger till nya objekt så staplas objekten automatiskt ovanpå tidigare objekt. Programmet namnger dessutom alla objekt med generella benämningar som Rubrik 1, Textruta 2, Bild 3 osv.

När en bild innehåller flera olika objekt blir det svårt att få överblick över helheten. Om objekt är staplade på varandra kan det även vara svårt att markera dem. Du kan till exempel behöva markera ett objekt som är dolt under andra objekt. Problemen förvärras ännu mer när du skall skapa animeringar eftersom det då blir svårt att identifiera olika objekt.

Exempel på presentationsbild med flera objekt som helt eller delvis täcker andra objekt.

Hos PowerPoint 2010 förbättras situationen avsevärt om du tar fram åtgärdsfönstret Markering och visning. Detta sker genom att du i fliken Start klickar på knappen Ordna och i menyn som då visas väljer kommandot Markeringsfönster.

Så här tar du fram åtgärdsfönstret Markering och visning.

I åtgärdsfönstret Markering och visning presenteras en lista med namnen för alla objekten hos den aktuella presentationsbilden. Ordningen hos objekten i listan motsvarar staplingsordningen hos bilden. Du kan ändra ordningen genom att markera ett objekt och klicka på någon av knapparna Sortera om. Enbart de objekt som har ett öga bredvid namnen visas i bilden och genom att klicka på ögat kan du tillfälligt dölja det aktuella objektet.

Objekten för den aktuella bilden presenteras via sina förvalda namn i listan hos åtgärdsfönstret.

För att förbättra strukturen hos presentationsbilder är det lämpligt att du först klickar på de förvalda namnen och redigerar dem till mer logiska beskrivningar, som hjälper dig identifiera de olika objekten. Därefter är det även lämpligt att ändra staplingsordningen så att objekt inte täcker över varandra på fel sätt. Om du tillfälligt vill dölja något objekt så räcker det med att klicka på ögat.

Strukturen hos bilden har här förbättrats via namngivning av objekten och ändrad staplingsordningen. Lägg märke till att bilden av dovhjortarna tillfälligt har dolts.

© 2017 www.programsupport.se