Nyhetsbrev från ProgramSupport April 2021

Här kommer månadens nyhetsbrev med tips för effektivare arbete i dina grafiska program.

Arbeta snabbare med objekt via åtgärdsfönstret Markering hos PowerPoint

När man arbetar med PowerPoint-bilder som innehåller många objekt kan det vara svårt att få överblick över staplingsordningen för de olika objekten. Situationen förbättras avsevärt om du använder åtgärdsfönstret Markering.

Medlemmar kan läsa mer i avdelningen Användartips till PowerPoint

Hyperlänkar i ritningar hos Visio

Hyperlänkar som växlar till en annan vy vid klickning är ett effektivt hjälpmedel för att underlätta navigeringen i stora ritningar och i ritningar som innehåller flera sidor.

Läs mer i avdelningen Användartips till Visio:

Appen MS Office har funktioner från Word, Excel och PowerPoint

Microsoft erbjuder sen flera år sina tillämpningar även som appar för mobila enheter, både för iOS och för Android. Företaget har nu även tagit fram appen Office där man kombinerat funktioner från PowerPoint, Word och Excel i en och samma app.

Läs mer i avdelningen Användbara appar till mobila enheter:

Dela upp fält med namn i för- och efternamn hos Excel

Ibland träffar man på register där både förnamn och efternamn lagras i samma fält. Det blir då nödvändigt att dela upp förnamn och efternamn i var sitt fält så att posterna kan hanteras och sorteras efter efternamn. Att genomföra en sådan uppdelning manuellt är mycket arbetskrävande i stora register.

Men dessbättre har Microsoft Excel en bekväm funktion, benämnd Text till kolumner, som kan utföra uppdelningen automatiskt bara genom att du svarar på ett par frågor i dialogrutor. Omvandlingen genomförs snabbt även för stora register med hundratals eller tusentals namn. Enda kravet för att det skall vara möjligt att dela upp namnet är att förnamn och efternamn är avgränsade via något tecken (oftast ett mellanslag).

Register där både förnamn och efternamn lagras i samma fält.

Påbörja omvandlingen genom att markera den kolumn eller de celler som innehåller ihopslagna namn. Ta därefter fram fliken Data och välj kommandot Text till kolumner i gruppen Dataverktyg.

Uppdelningen av fältet med namn påbörjas via det här kommandot.

Programmet startar då guiden Omvandla text till kolumner där du i tre dialogrutor behöver bekräfta hur uppdelningen skall gå till. I dialogrutan Steg 1 a 3 bör du välja alternativet Avgränsade fält vilket ger dig möjlighet att i nästa steg ange vilket tecken som är avgränsare. Om du väljer Med fast bredd så måste fälten vara avgränsade med mellanslag.

Med det här alternativet blir det möjligt att dela upp fält med valfria tecken som avgränsare.

I nästa dialogruta Steg 2 av 3 bockar du för vilket tecken som är avgränsare mellan förnamn och efternamn. Här kan du välja mellan alternativen Tabb, Semikolon, Komma, Blanksteg eller själv ange önskat tecken vid alternativet Annan. I vårt exempel väljer via alternativet Blanksteg.

När du väljer Blanksteg som avgränsare mellan förnamn och efternamn så presenteras de uppdelade namnen i fönstret Förhandsgranskning.

I den sista dialogrutan Steg 3 av 3 har du möjlighet att ange vilka datatyper de båda uppdelade kolumnerna skall ha. För enkelhetens skull väljer vi alternativet Allmänt vilket resulterar i att våra namn får datatypen Text.

I den sista dialogrutan kan du välja önskad datatyp för de båda uppdelade fälten.

Du har möjlighet att genomföra uppdelningen i två fält hos både den andra och den tredje dialogrutan hos guiden via knappen Slutför. Härigenom kan du spara tid om du är nöjd med att resultatet blir av typen text hos båda fälten.

Namnfältet har nu delats upp i två olika fält som lagras i var sin kolumn hos Excel.

Som du säkert har förstått kan funktionen Text till kolumner även användas för uppdelning av andra fält än namn. Enda kravet är att data som skall delas upp åtskiljs via ett visst tecken som är samma för alla raderna (posterna) i registret.

Det var allt för den här gången. Nästa nyhetsbrev kommer i slutet av maj.

© 2021 www.programsupport.se